Pojam elektroničko arhiviranje (E-arhiva) koristi se vrlo različito. Dok tvrtke već danas rokove čuvanja od deset godina za podatke i dokumente relevantne za trgovačko pravo i oporezivanje smatraju vrlo teško izvedivim, povijesni arhivi govore o sigurnoj, urednoj i uvijek dostupnoj pohrani informacija s rokovima čuvanja od nekoliko stoljeća. S obzirom na tehnologije koje se stalno mijenjaju, novi softver, formate i standarde, ovo je veliki izazov za informacijsko društvo. Pohranjivanje, razvoj i pružanje informacija preduvjet je za uspješno funkcioniranje suvremenih tvrtki i tijela javne uprave. S eksponencijalnim rastom elektroničkih informacija, problemi dugotrajne pohrane rastu, iako su moderne softverske tehnologije daleko bolje prilagođene upravljanju informacijama nego što je tradicionalno bilo moguće s papirom, mapama i policama. Sve više informacija stvara se u digitalnom obliku, a papirnati ispis samo je jedan mogući prikaz izvornog elektroničkog dokumenta. Korištenje elektroničkih potpisa daje elektroničkim dokumentima isti pravni karakter kao i dokumentima koji su izvorno ručno potpisani. Takvi digitalni dokumenti zakonski postoje samo u elektroničkom obliku. Ovi razvoji sada tjeraju svaku tvrtku i tijela javne uprave da se intenzivnije bave temom elektroničkog arhiviranja.